Come scegliere un'attrezzatura affidabile per le videoconferenze nel 2022?

Negli ultimi anni, la tecnologia di videoconferenza è emersa come un must per le aziende di ogni dimensione e settore. Il video, che un tempo si pensava fosse riservato alle grandi aziende con molti soldi e risorse, ora è un ottimo modo per connettere team e clienti.

Nel mondo del lavoro ibrido di oggi, le soluzioni di videoconferenza non sono solo un'"opzione". Si prevede che il lavoro a distanza e la collaborazione a turni porteranno il settore delle videoconferenze a 24.4 miliardi di dollari entro il 2028. Utilizzando la giusta soluzione video, le aziende possono consentire ai dipendenti di collaborare indipendentemente dalla loro posizione. Fornendo contesto e indizi durante una conversazione, il video può aiutare a stabilire relazioni personali tra persone che non possono interagire faccia a faccia. Molte persone credono che guardare i video li aiuti a capire cosa viene detto in una discussione.

Poiché la domanda di servizi di videoconferenza continua ad espandersi, è fondamentale selezionare il dispositivo di videoconferenza più appropriato. Quindi, come scegliere un'apparecchiatura affidabile per le videoconferenze?

Passaggio 1: determina i tuoi requisiti video

Il primo passaggio nella scelta di un hardware per videoconferenze è determinare lo stack di tecnologia video. Avrai bisogno di software per videoconferenze come Microsoft Teams, RingCentral o Zoom, oltre a webcam, kit per sale video e microfoni. Considera le tue esigenze di investimento hardware e software prima di acquistare un dispositivo per videoconferenza. Il negozio Microsoft, ad esempio, vende apparecchiature e software per videoconferenze Microsoft Teams.

Passaggio 2: pensa alle tue opzioni di distribuzione.

Inoltre, considera come verranno acquistate le offerte video. Di quale tipo di soluzione video hai bisogno: videoconferenza autonoma o soluzione video integrata nei servizi CC o UC? Vuoi acquistare hardware o affittare stanze? Per specifici "add-on" di videoconferenza alle apparecchiature esistenti, assicurati che la nuova tecnologia integri l'investimento precedente. Considera l'integrazione e le prestazioni della piattaforma del tuo fornitore. In altri casi, puoi scegliere di lavorare con innovatori che offrono connessioni CPaaS e API.

Passaggio 3: dare priorità all'usabilità

Dopo aver determinato il tipo di apparecchiature per videoconferenze necessario e come verrà utilizzato, considerare l'usabilità. I lavoratori oggi si aspettano interazioni audiovisive facili ed efficienti. Dovrebbero essere in grado di aprire il loro software di videoconferenza con un solo clic. Il tuo personale deve anche comprendere che l'installazione e l'utilizzo dei propri dispositivi è semplice. Le apparecchiature di sala per le videoconferenze stanno diventando sempre più diffuse. L'usabilità è fondamentale in un ambiente di lavoro ibrido in cui i dipendenti non hanno sempre accesso all'IT. Per ottimizzare l'uso, la tua tecnologia dovrebbe essere facile da incorporare.

Passaggio 4: prendi in considerazione la gestione dei video

La tua tecnologia video deve essere gestibile e semplice da usare. Il software e l'hardware di videoconferenza devono essere facilmente distribuiti ai dipendenti remoti. Gli aggiornamenti e il nuovo firmware dovrebbero essere semplici come un clic sul sito Web. Qualunque sia la configurazione della tua azienda, assicurati che il tuo servizio di videoconferenza renda semplice la gestione della tecnologia. Dovresti essere in grado di controllare chi ha accesso a determinate funzionalità del programma video. È importante decidere chi organizzerà e gestirà le riunioni video. Un'esperta società di videoconferenze può anche assisterti nella distribuzione di nuovi strumenti per i tuoi utenti.

Passaggio 5: considera l'utilizzo di funzionalità bonus vantaggiose

Le soluzioni di videoconferenza non si limitano più alla creazione di feed video. Ha anche molte funzioni complicate. Puoi utilizzare il tuo software di videoconferenza per creare un ambiente più collaborativo in cui i membri possono condividere facilmente informazioni e file. La traduzione e la trascrizione intelligenti in tempo reale possono essere incluse nella presentazione video. L'inserimento dei dati e la pianificazione degli appuntamenti possono essere assistiti da assistenti virtuali. Le fotocamere con intelligenza artificiale possono anche migliorare la qualità dell'immagine video e monitorare gli altoparlanti. Puoi anche monitorare gli ospiti e le temperature con sofisticati sistemi di camere.

Passaggio 6: prendi in considerazione la privacy e la sicurezza

Che si tratti di una cuffia per l'operatore remoto o di un kit per sala video, la nuova tecnologia deve integrare sicurezza, privacy e conformità. Considera le funzionalità di sicurezza della tua soluzione video. Per prevenire il furto di dati, potrebbe essere necessario crittografare i feed video. Elementi di sicurezza e privacy possono essere aggiunti ai sistemi video. Gli otturatori per la privacy su webcam e altri dispositivi video stanno diventando sempre più diffusi. Sono disponibili opzioni di archiviazione dei dati se la tua soluzione video si connette alla tua infrastruttura di comunicazione esistente e registra le conversazioni? Questo è solo uno dei numerosi problemi di conformità.